導語(yu)：高(gao)校財務(wu)電子檔案(an)優化(hua)路(lu)徑一文(wen)來源于(yu)網友上傳，不(bu)代表本站觀點(dian)，若需要原創文(wen)章(zhang)可咨(zi)詢客(ke)服老師(shi)，歡(huan)迎參考。

摘要：在社會發展和科學技術突飛猛進的形勢下，會計檔案的載體形式和要求也在與時俱進，其中以往的紙質會計檔案被磁盤、硬盤等載體所代替，電子會計檔案也摒棄了過去的報表和憑證的查詢形式，取而代之的是校園網查詢。即使電子會計檔案的辦公技術發展很快，但是人們仍然不可避免的被傳統思維所束縛，陳舊的檔案管理方式也仍然存在，所以如何盡快引入先進的檔案管理方式，提高人們的工作效率，一定程度上也是電子會計檔案急需要打破的困境。本文先是介紹了電子檔案的優勢以及在存儲、容量、內容方面和紙質檔案的區別，其次闡述了目前電子檔案管理存在的檔案建立和查閱缺乏制度規范、檔案管理工作不到位等方面的問題，然后探討了高校財務電子檔案的優化路徑。

關鍵詞：高校；財(cai)務；電子檔案；現狀；路(lu)徑

在計算機如雨后春(chun)筍般(ban)的(de)(de)快速(su)發展(zhan)和被人(ren)們普及應用的(de)(de)背景下，檔(dang)案的(de)(de)管理(li)方式產(chan)生了(le)巨大而徹底的(de)(de)變(bian)革(ge)，檔(dang)案的(de)(de)存儲方式也(ye)基本上是以信息化為主，并(bing)且由于電子(zi)檔(dang)案的(de)(de)傳遞速(su)度是無(wu)可比(bi)擬的(de)(de)，也(ye)能夠充分(fen)的(de)(de)讓人(ren)們進行共享，這針對性地強化了(le)檔(dang)案部(bu)門的(de)(de)服務水(shui)平，但也(ye)同(tong)時暴露出(chu)來了(le)一些需要(yao)改正(zheng)的(de)(de)弊病。

一、財務電子檔案管理實施的重要性

高(gao)(gao)校在(zai)過(guo)去進行財(cai)(cai)(cai)務(wu)檔案(an)(an)管(guan)理(li)的(de)(de)(de)時(shi)候，基本上(shang)是依托于(yu)以(yi)往(wang)的(de)(de)(de)紙質(zhi)文(wen)檔，可(ke)是紙質(zhi)文(wen)檔會暴露出來(lai)很多缺(que)點，比(bi)如紙質(zhi)文(wen)檔會占用(yong)(yong)過(guo)大(da)的(de)(de)(de)空(kong)間(jian)，保存的(de)(de)(de)時(shi)間(jian)有限，需要(yao)較高(gao)(gao)的(de)(de)(de)人(ren)(ren)力(li)成本，查詢(xun)也(ye)非常的(de)(de)(de)不方便(bian)等。在(zai)社(she)會不斷發(fa)展(zhan)和進步的(de)(de)(de)背(bei)景下(xia)，電(dian)子信(xin)息(xi)技術也(ye)得(de)到了廣泛的(de)(de)(de)推(tui)廣和應用(yong)(yong)，高(gao)(gao)校中的(de)(de)(de)工作人(ren)(ren)員和學(xue)生對于(yu)檔案(an)(an)的(de)(de)(de)查詢(xun)需求(qiu)也(ye)在(zai)與日俱增，這(zhe)也(ye)意味著以(yi)往(wang)的(de)(de)(de)檔案(an)(an)管(guan)理(li)模式，在(zai)一(yi)(yi)定程度上(shang)不再滿足人(ren)(ren)們的(de)(de)(de)需求(qiu)。與此同時(shi)，以(yi)往(wang)的(de)(de)(de)財(cai)(cai)(cai)務(wu)檔案(an)(an)管(guan)理(li)，也(ye)不能充分保障檔案(an)(an)的(de)(de)(de)安全，而(er)實施和加快推(tui)進電(dian)子財(cai)(cai)(cai)務(wu)檔案(an)(an)可(ke)以(yi)解決此類問題，這(zhe)一(yi)(yi)方面可(ke)以(yi)讓人(ren)(ren)們共享(xiang)財(cai)(cai)(cai)務(wu)檔案(an)(an)的(de)(de)(de)資源，另(ling)一(yi)(yi)方面還可(ke)以(yi)極大(da)的(de)(de)(de)符(fu)合(he)高(gao)(gao)校中學(xue)生對檔案(an)(an)信(xin)息(xi)的(de)(de)(de)需要(yao)。值得(de)一(yi)(yi)提的(de)(de)(de)是，采(cai)用(yong)(yong)加密(mi)和云端保存的(de)(de)(de)手段，可(ke)以(yi)針對性的(de)(de)(de)加強(qiang)的(de)(de)(de)財(cai)(cai)(cai)務(wu)檔案(an)(an)的(de)(de)(de)穩(wen)定和安全性，也(ye)能讓其保存更(geng)長的(de)(de)(de)時(shi)間(jian)。所以(yi)需要(yao)去采(cai)取措(cuo)施變(bian)革過(guo)去的(de)(de)(de)紙質(zhi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)檔案(an)(an)管(guan)理(li)方式，加大(da)力(li)度來(lai)實施電(dian)子財(cai)(cai)(cai)務(wu)檔案(an)(an)，從而(er)更(geng)好的(de)(de)(de)符(fu)合(he)信(xin)息(xi)時(shi)代下(xia)高(gao)(gao)校信(xin)息(xi)化的(de)(de)(de)變(bian)革和發(fa)展(zhan)。

二、電子財務檔案的特點

從(cong)實質(zhi)上(shang)(shang)看，電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)是(shi)(shi)(shi)基于存儲(chu)(chu)介質(zhi)的(de)(de)數字組合，是(shi)(shi)(shi)發(fa)揮先進的(de)(de)信(xin)息數字技(ji)術(shu)，將需要(yao)(yao)保存的(de)(de)內容(rong)存在磁(ci)盤等(deng)載體(ti)中(zhong)。高(gao)校財務(wu)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)是(shi)(shi)(shi)把財務(wu)中(zhong)涉及的(de)(de)票據(ju)、賬簿等(deng)信(xin)息數據(ju)通(tong)過數字化的(de)(de)方(fang)式存檔(dang)(dang)，具備(bei)財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)所(suo)需要(yao)(yao)的(de)(de)不同(tong)功能和(he)需要(yao)(yao)，一(yi)定程度(du)上(shang)(shang)能夠(gou)代(dai)替實體(ti)的(de)(de)財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)。值(zhi)得一(yi)提的(de)(de)是(shi)(shi)(shi)，信(xin)息技(ji)術(shu)的(de)(de)快速發(fa)展和(he)顯著優勢，讓(rang)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)也(ye)具備(bei)了(le)獨樹一(yi)幟的(de)(de)特點，其在存儲(chu)(chu)介質(zhi)上(shang)(shang)和(he)傳統檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)相比(bi)更(geng)加多(duo)樣，方(fang)便(bian)進行修正(zheng)、維護，要(yao)(yao)通(tong)過外(wai)部設備(bei)來(lai)(lai)實現讀寫等(deng)。財務(wu)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)讓(rang)操作(zuo)和(he)服(fu)務(wu)變得更(geng)加方(fang)便(bian)、高(gao)效(xiao)，并且也(ye)有(you)了(le)新的(de)(de)標(biao)準和(he)要(yao)(yao)求，和(he)以(yi)往的(de)(de)紙(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)相比(bi)，電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)特點有(you)以(yi)下幾方(fang)面：從(cong)存儲(chu)(chu)介質(zhi)而(er)言，電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)改變了(le)傳統的(de)(de)紙(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)載體(ti)，更(geng)為豐富，同(tong)時(shi)其存儲(chu)(chu)的(de)(de)容(rong)量讓(rang)紙(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)望塵莫及，在進行保存、更(geng)改和(he)復制等(deng)操作(zuo)也(ye)更(geng)便(bian)捷。就載體(ti)而(er)言，電(dian)子財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)查看、輸入(ru)等(deng)要(yao)(yao)通(tong)過外(wai)接設備(bei)來(lai)(lai)實現，這對檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理人(ren)員的(de)(de)技(ji)術(shu)也(ye)提出來(lai)(lai)很高(gao)的(de)(de)要(yao)(yao)求。電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)是(shi)(shi)(shi)現代(dai)化時(shi)代(dai)下的(de)(de)全新產物(wu)，其不僅有(you)紙(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)內容(rong)，同(tong)時(shi)還涉及現代(dai)化的(de)(de)應用軟(ruan)件、程序(xu)。

三、當前高校財務電子檔案的管理現狀

在(zai)(zai)數(shu)(shu)字、信息(xi)化(hua)技術(shu)蓬勃發(fa)展和(he)日漸完善下(xia)，財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)理也(ye)慢(man)慢(man)的(de)(de)(de)(de)(de)由傳統模式(shi)轉變為電(dian)(dian)(dian)算化(hua)模式(shi)，但縱觀(guan)一(yi)些高(gao)(gao)校(xiao)財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)現(xian)(xian)狀，還是有很多(duo)不(bu)(bu)(bu)成(cheng)熟的(de)(de)(de)(de)(de)地方(fang)。財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)存(cun)儲(chu)介質發(fa)生了很大(da)的(de)(de)(de)(de)(de)變化(hua)，存(cun)儲(chu)的(de)(de)(de)(de)(de)環(huan)境也(ye)不(bu)(bu)(bu)一(yi)樣。目前(qian)(qian)有相(xiang)當比例的(de)(de)(de)(de)(de)高(gao)(gao)校(xiao)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)存(cun)儲(chu)環(huan)境是不(bu)(bu)(bu)理想的(de)(de)(de)(de)(de)，具(ju)體反映(ying)在(zai)(zai)環(huan)境的(de)(de)(de)(de)(de)通風(feng)、干(gan)燥不(bu)(bu)(bu)滿(man)足存(cun)儲(chu)的(de)(de)(de)(de)(de)要求(qiu)，而環(huan)境的(de)(de)(de)(de)(de)抗(kang)磁化(hua)也(ye)達不(bu)(bu)(bu)到(dao)(dao)(dao)要求(qiu)。當前(qian)(qian)絕大(da)部分(fen)的(de)(de)(de)(de)(de)高(gao)(gao)校(xiao)缺(que)乏較(jiao)為健(jian)全的(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)制(zhi)度，也(ye)還未具(ju)體明(ming)確管(guan)理過程，這(zhe)在(zai)(zai)一(yi)定(ding)程度上(shang)造成(cheng)了管(guan)理工(gong)作的(de)(de)(de)(de)(de)不(bu)(bu)(bu)到(dao)(dao)(dao)位(wei)。由于缺(que)乏對電(dian)(dian)(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)價值的(de)(de)(de)(de)(de)認識，目前(qian)(qian)高(gao)(gao)校(xiao)基(ji)本上(shang)是讓(rang)財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)來(lai)管(guan)理檔(dang)(dang)案(an)，沒有去(qu)專(zhuan)門(men)設立電(dian)(dian)(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)相(xiang)應職(zhi)位(wei)，這(zhe)造成(cheng)了比較(jiao)混雜和(he)凌亂的(de)(de)(de)(de)(de)現(xian)(xian)象，不(bu)(bu)(bu)僅為財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作處(chu)理帶來(lai)了困難，而且還導致高(gao)(gao)校(xiao)所投入的(de)(de)(de)(de)(de)人(ren)(ren)力、財(cai)(cai)(cai)(cai)力不(bu)(bu)(bu)能(neng)得到(dao)(dao)(dao)充(chong)分(fen)的(de)(de)(de)(de)(de)應用(yong)(yong)。財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)(dian)子(zi)檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)利(li)用(yong)(yong)也(ye)存(cun)在(zai)(zai)問題，在(zai)(zai)很多(duo)的(de)(de)(de)(de)(de)高(gao)(gao)校(xiao)中，財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)檔(dang)(dang)案(an)往(wang)往(wang)是保密(mi)的(de)(de)(de)(de)(de)，如果密(mi)封基(ji)本不(bu)(bu)(bu)會再使用(yong)(yong)，同時(shi)在(zai)(zai)新時(shi)代的(de)(de)(de)(de)(de)經濟形勢下(xia)，高(gao)(gao)校(xiao)的(de)(de)(de)(de)(de)財(cai)(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)(wu)(wu)資(zi)料往(wang)往(wang)不(bu)(bu)(bu)會被關注，被人(ren)(ren)們再利(li)用(yong)(yong)的(de)(de)(de)(de)(de)次數(shu)(shu)是少之又少，也(ye)不(bu)(bu)(bu)會去(qu)用(yong)(yong)來(lai)查(cha)看和(he)審視過去(qu)的(de)(de)(de)(de)(de)經濟事(shi)項，從(cong)而在(zai)(zai)一(yi)定(ding)層次上(shang)造成(cheng)檔(dang)(dang)案(an)資(zi)源的(de)(de)(de)(de)(de)利(li)用(yong)(yong)不(bu)(bu)(bu)充(chong)分(fen)。

四、高校財務電子檔案存在的問題

（一）電子會計檔案建立(li)和查(cha)閱缺乏制度規范

目前有一(yi)部(bu)分高(gao)校缺(que)乏完(wan)善的(de)(de)(de)檔案(an)存儲制度，沒有對歸(gui)檔程序進一(yi)步的(de)(de)(de)明確，一(yi)定程度上對于(yu)財(cai)(cai)(cai)務電子(zi)(zi)(zi)檔案(an)的(de)(de)(de)搜集、整理未進行(xing)標準化(hua)的(de)(de)(de)落(luo)實。并且電子(zi)(zi)(zi)檔案(an)需要(yao)不同的(de)(de)(de)部(bu)門(men)共同處理，而在檔案(an)創建、輸送以及接(jie)收中，有一(yi)些(xie)財(cai)(cai)(cai)務人員沒有考慮到電子(zi)(zi)(zi)檔案(an)本身的(de)(de)(de)特有屬性，往(wang)往(wang)會(hui)(hui)(hui)造成各(ge)自部(bu)門(men)按照(zhao)自己(ji)主張去(qu)做的(de)(de)(de)情況，比如人們(men)會(hui)(hui)(hui)選擇不同的(de)(de)(de)財(cai)(cai)(cai)務電子(zi)(zi)(zi)檔案(an)數據(ju)格式(shi)，這會(hui)(hui)(hui)導致財(cai)(cai)(cai)務電子(zi)(zi)(zi)檔案(an)信息的(de)(de)(de)破(po)損(sun)和(he)遺失(shi)，也(ye)往(wang)往(wang)會(hui)(hui)(hui)出(chu)現(xian)財(cai)(cai)(cai)務電子(zi)(zi)(zi)文檔總是重(zhong)復儲存，或者(zhe)會(hui)(hui)(hui)發(fa)(fa)生(sheng)缺(que)失(shi)的(de)(de)(de)情況。與此同時(shi)，有一(yi)部(bu)分很珍(zhen)貴(gui)的(de)(de)(de)檔案(an)因為沒有及時(shi)進行(xing)備份，如果數據(ju)出(chu)現(xian)遺失(shi)以及發(fa)(fa)生(sheng)修(xiu)改的(de)(de)(de)行(xing)為，將(jiang)會(hui)(hui)(hui)導致很難進行(xing)修(xiu)復。因此高(gao)校要(yao)盡(jin)快健全和(he)優化(hua)電子(zi)(zi)(zi)檔案(an)在歸(gui)檔、查閱方面的(de)(de)(de)規定，從而防止重(zhong)要(yao)的(de)(de)(de)財(cai)(cai)(cai)務電子(zi)(zi)(zi)檔案(an)出(chu)現(xian)破(po)壞(huai)和(he)遺失(shi)。

（二）電(dian)子財務檔案得不到重視(shi)

即使當前(qian)財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)在(zai)有(you)條不(bu)紊的(de)(de)(de)推(tui)進和實(shi)施，可是在(zai)一(yi)些(xie)高(gao)校(xiao)(xiao)仍(reng)然沿用(yong)(yong)過去(qu)的(de)(de)(de)檔(dang)案(an)管理方式。由于一(yi)些(xie)學校(xiao)(xiao)的(de)(de)(de)管理者不(bu)能充(chong)分的(de)(de)(de)認識到電(dian)(dian)子(zi)財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)價值，缺(que)(que)乏(fa)對電(dian)(dian)子(zi)財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)關注，在(zai)一(yi)定(ding)程度上(shang)對網絡環境缺(que)(que)乏(fa)足夠(gou)的(de)(de)(de)認知(zhi)。這(zhe)造(zao)成(cheng)了一(yi)些(xie)學校(xiao)(xiao)的(de)(de)(de)財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)僅僅搭建(jian)了表面上(shang)的(de)(de)(de)框架(jia)，用(yong)(yong)來應付日常的(de)(de)(de)檢查，可是沒(mei)有(you)專門(men)去(qu)優化和完善財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)內(nei)在(zai)結構。另外因為財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)管理要有(you)完備(bei)的(de)(de)(de)數據庫和查詢框架(jia)，要準備(bei)足夠(gou)的(de)(de)(de)資源，可是部分高(gao)校(xiao)(xiao)管理者的(de)(de)(de)不(bu)重視，這(zhe)造(zao)成(cheng)了電(dian)(dian)子(zi)財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)得不(bu)到所需要的(de)(de)(de)資源，這(zhe)在(zai)一(yi)定(ding)程度上(shang)使得電(dian)(dian)子(zi)財(cai)(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)建(jian)設嚴重的(de)(de)(de)滯(zhi)后(hou)。

（三(san)）電子(zi)會計檔案管(guan)理工作不到位

電(dian)子會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)是(shi)(shi)用(yong)(yong)來記載和體現(xian)經(jing)濟(ji)事宜的(de)(de)(de)(de)(de)(de)關鍵(jian)資料和數(shu)據(ju)，但在(zai)(zai)一部分(fen)高校中，缺乏對電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)充分(fen)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)認(ren)識，在(zai)(zai)部門管理(li)中沒有(you)(you)(you)針對性地去設立負責(ze)(ze)電(dian)子會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)職位(wei)，基本上是(shi)(shi)讓擔(dan)任賬務(wu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)會(hui)計(ji)(ji)進(jin)行(xing)負責(ze)(ze)，這(zhe)使(shi)得(de)在(zai)(zai)會(hui)計(ji)(ji)憑(ping)證、賬簿(bu)和報(bao)表(biao)在(zai)(zai)使(shi)用(yong)(yong)、保(bao)存放(fang)置方面非常(chang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)雜亂；利用(yong)(yong)計(ji)(ji)算機打印(yin)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)報(bao)表(biao)不(bu)進(jin)行(xing)規范性的(de)(de)(de)(de)(de)(de)填(tian)寫，科目目錄、報(bao)表(biao)等沒有(you)(you)(you)集中性的(de)(de)(de)(de)(de)(de)存放(fang)，會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)移交過(guo)程中缺少相應的(de)(de)(de)(de)(de)(de)手續，經(jing)常(chang)會(hui)出現(xian)把憑(ping)證和賬簿(bu)放(fang)入檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)室敷(fu)衍(yan)了(le)事的(de)(de)(de)(de)(de)(de)現(xian)象；針對存放(fang)到期限的(de)(de)(de)(de)(de)(de)會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)不(bu)根據(ju)制度盡快開展鑒定，有(you)(you)(you)部分(fen)領導(dao)害怕(pa)肩負職責(ze)(ze)，對超(chao)過(guo)期限、沒有(you)(you)(you)價值的(de)(de)(de)(de)(de)(de)財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)不(bu)采取銷毀(hui)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)措施，這(zhe)導(dao)致放(fang)置的(de)(de)(de)(de)(de)(de)財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)數(shu)量(liang)不(bu)斷增多，占(zhan)用(yong)(yong)了(le)很多的(de)(de)(de)(de)(de)(de)地方。比(bi)如有(you)(you)(you)些高校一年所積攢的(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)數(shu)量(liang)有(you)(you)(you)1000盒，財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)在(zai)(zai)其中的(de)(de)(de)(de)(de)(de)占(zhan)比(bi)高達70%，檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)室中超(chao)過(guo)半數(shu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)空(kong)間都被會(hui)計(ji)(ji)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)占(zhan)用(yong)(yong)。而負責(ze)(ze)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)人員缺乏應有(you)(you)(you)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)技(ji)術水平，針對電(dian)子形式的(de)(de)(de)(de)(de)(de)財務(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)也(ye)想(xiang)不(bu)出什么有(you)(you)(you)效(xiao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)管理(li)手段，經(jing)常(chang)會(hui)出現(xian)不(bu)需要保(bao)管的(de)(de)(de)(de)(de)(de)進(jin)行(xing)保(bao)管，需要保(bao)管的(de)(de)(de)(de)(de)(de)卻已經(jing)銷毀(hui)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)現(xian)象。可以想(xiang)象，這(zhe)在(zai)(zai)一定程度上會(hui)使(shi)得(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)管理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)效(xiao)率(lv)得(de)不(bu)到提升，這(zhe)也(ye)是(shi)(shi)對大(da)量(liang)人力(li)、財力(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)浪費(fei)。

（四(si)）電子會計檔案的利(li)用(yong)不(bu)充(chong)分

目前(qian)(qian)(qian)高(gao)(gao)校逐漸(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)發(fa)展(zhan)為(wei)自主辦學(xue)(xue)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)法人實體(ti)，在(zai)高(gao)(gao)等(deng)教(jiao)育的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)競(jing)爭形勢演(yan)變得(de)更(geng)加(jia)猛烈的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)同時，電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)中(zhong)保存著(zhu)(zhu)很多收支(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)關鍵歷史數據，如果能(neng)(neng)夠(gou)發(fa)揮出電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)財(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)所蘊含的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)價值，將(jiang)會有利于高(gao)(gao)校更(geng)好地對(dui)(dui)(dui)其(qi)發(fa)展(zhan)進(jin)行(xing)規劃(hua)。當前(qian)(qian)(qian)有很多高(gao)(gao)校太(tai)過(guo)重(zhong)視(shi)對(dui)(dui)(dui)學(xue)(xue)校經費的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)長遠計劃(hua)，嚴重(zhong)缺(que)乏(fa)對(dui)(dui)(dui)會計檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)關注和(he)(he)利用，基本上(shang)(shang)不(bu)(bu)會通過(guo)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)財(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)來查(cha)閱和(he)(he)沉思過(guo)去(qu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)經濟事宜，無疑這(zhe)是(shi)(shi)對(dui)(dui)(dui)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)財(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)重(zhong)要(yao)資源(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)浪費。另外因(yin)(yin)為(wei)學(xue)(xue)校對(dui)(dui)(dui)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)進(jin)行(xing)嚴格的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)保密，其(qi)對(dui)(dui)(dui)查(cha)閱和(he)(he)更(geng)改電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)財(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)人員的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)身份(fen)和(he)(he)其(qi)意圖有著(zhu)(zhu)嚴重(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)約(yue)束，這(zhe)會造成了一(yi)部(bu)分想要(yao)利用電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)財(cai)務(wu)(wu)(wu)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)人員被拒絕，這(zhe)造成了不(bu)(bu)能(neng)(neng)充分發(fa)揮檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)借鑒作(zuo)用。（五）電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)人員的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)業技(ji)能(neng)(neng)需加(jia)強(qiang)高(gao)(gao)校中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)紙質(zhi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)，通常會讓檔(dang)案(an)(an)(an)(an)部(bu)門(men)來進(jin)行(xing)負責和(he)(he)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)，其(qi)余(yu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)會讓相應部(bu)門(men)進(jin)行(xing)處理(li)(li)(li)，而因(yin)(yin)為(wei)各個(ge)部(bu)門(men)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)領導對(dui)(dui)(dui)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)也(ye)缺(que)乏(fa)應有的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)重(zhong)視(shi)，一(yi)定程度上(shang)(shang)工(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)質(zhi)量也(ye)良莠不(bu)(bu)齊。當前(qian)(qian)(qian)在(zai)社會財(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)廣(guang)泛使用的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)背(bei)景下，需要(yao)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)者(zhe)有著(zhu)(zhu)扎實的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)財(cai)務(wu)(wu)(wu)和(he)(he)專(zhuan)業的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)信息技(ji)術知識，因(yin)(yin)為(wei)目前(qian)(qian)(qian)部(bu)門(men)中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)者(zhe)缺(que)乏(fa)一(yi)定的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)業知識和(he)(he)技(ji)能(neng)(neng)培訓(xun)，這(zhe)使得(de)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)收集、存放的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)效率不(bu)(bu)高(gao)(gao)，也(ye)降低了財(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)整體(ti)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)水平。毋庸置疑的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)是(shi)(shi)在(zai)財(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)推進(jin)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)背(bei)景下，這(zhe)對(dui)(dui)(dui)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)者(zhe)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)能(neng)(neng)力有了更(geng)高(gao)(gao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)求(qiu)，需要(yao)他們不(bu)(bu)僅要(yao)有專(zhuan)業的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)能(neng)(neng)力，還要(yao)能(neng)(neng)夠(gou)有良好的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)計算機操作(zuo)能(neng)(neng)力，可是(shi)(shi)因(yin)(yin)為(wei)一(yi)部(bu)分工(gong)作(zuo)人員的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)能(neng)(neng)力不(bu)(bu)足，導致高(gao)(gao)校中(zhong)財(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)系統的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)建設不(bu)(bu)理(li)(li)(li)想。另外因(yin)(yin)為(wei)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)工(gong)作(zuo)人員不(bu)(bu)去(qu)持續的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)提升(sheng)專(zhuan)業技(ji)能(neng)(neng)，學(xue)(xue)校也(ye)沒有為(wei)其(qi)組織一(yi)些檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)業培訓(xun)，這(zhe)就使得(de)工(gong)作(zuo)人員的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)能(neng)(neng)力不(bu)(bu)能(neng)(neng)得(de)到有效的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)提升(sheng)，在(zai)一(yi)定程度上(shang)(shang)讓財(cai)務(wu)(wu)(wu)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)不(bu)(bu)是(shi)(shi)很理(li)(li)(li)想。

五、高校財務電子檔案的優化路徑分析

（一）建(jian)立(li)健全高校電子會計檔(dang)(dang)案的歸檔(dang)(dang)和使用制(zhi)度

高(gao)(gao)校財務電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)數量(liang)非常(chang)繁(fan)多(duo)，而且(qie)種類也不勝枚舉(ju)，涉(she)及(ji)到多(duo)個部(bu)門，初始文件(jian)的(de)(de)(de)歸檔(dang)(dang)更是至關重要(yao)。高(gao)(gao)校要(yao)針(zhen)對(dui)性(xing)的(de)(de)(de)設立(li)電(dian)(dian)(dian)子文件(jian)歸檔(dang)(dang)的(de)(de)(de)規(gui)范性(xing)制度，同(tong)(tong)時還(huan)要(yao)專門的(de)(de)(de)建立(li)財務電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)接受、查驗、保(bao)存和(he)使用的(de)(de)(de)制度，要(yao)明確操(cao)作(zuo)(zuo)過(guo)程(cheng)(cheng)，一(yi)定程(cheng)(cheng)度上要(yao)實現各(ge)個部(bu)門的(de)(de)(de)專人專機。并且(qie)要(yao)制定部(bu)門中(zhong)對(dui)檔(dang)(dang)案(an)保(bao)存和(he)應(ying)用軟(ruan)件(jian)的(de)(de)(de)具體規(gui)定，要(yao)避免電(dian)(dian)(dian)子文件(jian)在進行不同(tong)(tong)格式轉換的(de)(de)(de)過(guo)程(cheng)(cheng)中(zhong)，或(huo)許是因為(wei)不同(tong)(tong)軟(ruan)件(jian)的(de)(de)(de)兼容性(xing)，而導致電(dian)(dian)(dian)子文件(jian)出現可能的(de)(de)(de)破損和(he)遺(yi)失。關于處理和(he)操(cao)作(zuo)(zuo)財務電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)工作(zuo)(zuo)人員，要(yao)采取(qu)針(zhen)對(dui)性(xing)的(de)(de)(de)身份證明和(he)簽名等驗證方(fang)式，同(tong)(tong)時要(yao)按專門的(de)(de)(de)規(gui)定讀寫權(quan)限，這可以有(you)效(xiao)的(de)(de)(de)避免財務電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)(dang)案(an)被無意的(de)(de)(de)刪除(chu)、修改以及(ji)惡(e)意訪問(wen)。要(yao)在能夠充分的(de)(de)(de)保(bao)障財務電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)(dang)案(an)安(an)全的(de)(de)(de)基礎上，去實現對(dui)電(dian)(dian)(dian)子檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)分享。

（二(er)）提升高校領導(dao)層的(de)重(zhong)視(shi)，建設相應的(de)管(guan)理系統(tong)

要(yao)(yao)定期開展高校(xiao)(xiao)講(jiang)座、報告會等方式，通過專家的(de)(de)介紹、講(jiang)解，讓高校(xiao)(xiao)的(de)(de)管理(li)者可(ke)以(yi)(yi)充(chong)分了解目前網絡形(xing)勢，并(bing)且也(ye)知道學(xue)校(xiao)(xiao)職工(gong)和學(xue)生對(dui)信息(xi)的(de)(de)強烈需求(qiu)。這樣才(cai)可(ke)以(yi)(yi)提(ti)高管理(li)者的(de)(de)認知水平，一定程(cheng)度上讓學(xue)校(xiao)(xiao)對(dui)財務(wu)電(dian)子檔(dang)案投入相(xiang)應的(de)(de)資(zi)源(yuan)(yuan)，從而去(qu)(qu)建設出適合(he)學(xue)校(xiao)(xiao)的(de)(de)財務(wu)電(dian)子管理(li)系(xi)統。在投入了相(xiang)應的(de)(de)資(zi)源(yuan)(yuan)后，也(ye)要(yao)(yao)及(ji)時(shi)的(de)(de)打(da)造出屬于高校(xiao)(xiao)的(de)(de)電(dian)子檔(dang)案管理(li)系(xi)統。涉(she)及(ji)平臺管理(li)、辦公(gong)(gong)管理(li)、公(gong)(gong)文傳(chuan)輸系(xi)統，并(bing)且將(jiang)其和已有(you)的(de)(de)辦公(gong)(gong)系(xi)統聯動。去(qu)(qu)創建學(xue)生訪問(wen)平臺的(de)(de)方式，讓他(ta)們可(ke)以(yi)(yi)利(li)用權限(xian)來查詢財務(wu)電(dian)子檔(dang)案，去(qu)(qu)滿足他(ta)們學(xue)習和生活(huo)上的(de)(de)需求(qiu)。

（三）加強組(zu)織領導(dao)，提高電子會計檔案管理水平

領導是否足夠(gou)重(zhong)視，極(ji)大(da)程(cheng)(cheng)度(du)(du)上影(ying)響著電(dian)子(zi)(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)理水平，要(yao)(yao)盡(jin)快健全檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理的(de)(de)(de)(de)(de)責任制(zhi)(zhi)(zhi)，要(yao)(yao)規(gui)定(ding)(ding)好(hao)(hao)不(bu)同人員的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作職責和內(nei)容(rong)，這樣才能(neng)在(zai)(zai)(zai)一定(ding)(ding)程(cheng)(cheng)度(du)(du)上確(que)保(bao)電(dian)子(zi)(zi)(zi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)歸檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)、存(cun)(cun)放工(gong)作做好(hao)(hao)。與此同時(shi)，檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)和會計兩個部(bu)門要(yao)(yao)進行良好(hao)(hao)的(de)(de)(de)(de)(de)合(he)作，要(yao)(yao)經常去(qu)學習電(dian)子(zi)(zi)(zi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理制(zhi)(zhi)(zhi)度(du)(du)，在(zai)(zai)(zai)一定(ding)(ding)層次上讓工(gong)作人員可以認識到檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理的(de)(de)(de)(de)(de)重(zhong)要(yao)(yao)性，去(qu)自(zi)覺地(di)提(ti)升(sheng)自(zi)身的(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)業素質，從而(er)能(neng)夠(gou)極(ji)大(da)地(di)提(ti)高電(dian)子(zi)(zi)(zi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)收集(ji)、歸檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)等工(gong)作的(de)(de)(de)(de)(de)效果。如果因工(gong)作需要(yao)(yao)去(qu)查看(kan)電(dian)子(zi)(zi)(zi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)，則要(yao)(yao)嚴格的(de)(de)(de)(de)(de)遵守高校權限制(zhi)(zhi)(zhi)度(du)(du)、查閱(yue)制(zhi)(zhi)(zhi)度(du)(du)，在(zai)(zai)(zai)沒有得到部(bu)門領導許(xu)(xu)可的(de)(de)(de)(de)(de)前(qian)提(ti)下，不(bu)能(neng)隨(sui)意(yi)把電(dian)子(zi)(zi)(zi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)進行復制(zhi)(zhi)(zhi)給其(qi)它單位(wei)，并且要(yao)(yao)禁止把會計數(shu)據帶離出檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)室(shi)。同時(shi)部(bu)門要(yao)(yao)定(ding)(ding)期核查所保(bao)存(cun)(cun)的(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)情(qing)況(kuang)，避免發生(sheng)人為等因素，導致(zhi)電(dian)子(zi)(zi)(zi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)出現損壞或者(zhe)遺失的(de)(de)(de)(de)(de)情(qing)況(kuang)；針(zhen)對(dui)達到保(bao)管(guan)期限的(de)(de)(de)(de)(de)電(dian)子(zi)(zi)(zi)財(cai)(cai)(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)，要(yao)(yao)抓緊(jin)去(qu)通知領導開展鑒定(ding)(ding)工(gong)作，針(zhen)對(dui)不(bu)具有繼續保(bao)存(cun)(cun)價值的(de)(de)(de)(de)(de)，要(yao)(yao)認真的(de)(de)(de)(de)(de)編寫銷毀(hui)清(qing)冊(ce)，在(zai)(zai)(zai)得到準許(xu)(xu)后(hou)再實施對(dui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)銷毀(hui)。

（四(si)）加強電子會計檔案(an)的利用

電子財(cai)務(wu)檔(dang)案(an)能(neng)夠如實(shi)記(ji)錄和(he)(he)反映過(guo)去(qu)的(de)(de)(de)(de)經(jing)濟事項，其如實(shi)記(ji)錄的(de)(de)(de)(de)數(shu)據可以給人們很好的(de)(de)(de)(de)借鑒(jian)(jian)和(he)(he)參(can)考，也讓(rang)高校(xiao)(xiao)在進行規劃設計和(he)(he)一(yi)些(xie)重要的(de)(de)(de)(de)決策活動(dong)，提供了(le)非(fei)常有(you)(you)效和(he)(he)可靠的(de)(de)(de)(de)借鑒(jian)(jian)資(zi)料(liao)。在電子會計檔(dang)案(an)廣泛(fan)發展的(de)(de)(de)(de)背景下，打破了(le)傳統手工財(cai)務(wu)下信息輸出的(de)(de)(de)(de)極大限(xian)制(zhi)，借助對過(guo)去(qu)數(shu)據的(de)(de)(de)(de)反思和(he)(he)借鑒(jian)(jian)，有(you)(you)利于科學地計算(suan)學校(xiao)(xiao)的(de)(de)(de)(de)經(jing)費。特別是在實(shi)施部門預算(suan)的(de)(de)(de)(de)情(qing)況(kuang)下，關鍵的(de)(de)(de)(de)工作(zuo)內(nei)(nei)容(rong)就是校(xiao)(xiao)準保存的(de)(de)(de)(de)資(zi)料(liao)內(nei)(nei)容(rong)，只有(you)(you)合適(shi)的(de)(de)(de)(de)利用好電子財(cai)務(wu)檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)價值，才可以讓(rang)預算(suan)編制(zhi)的(de)(de)(de)(de)有(you)(you)效性(xing)、科學性(xing)以及(ji)完整性(xing)更高。另外由于電子檔(dang)案(an)信息研究具有(you)(you)便捷(jie)的(de)(de)(de)(de)優勢，這(zhe)能(neng)夠促(cu)進財(cai)務(wu)報告披露的(de)(de)(de)(de)深度、廣度能(neng)夠有(you)(you)效的(de)(de)(de)(de)進行拓(tuo)寬(kuan)，從而使得檔(dang)案(an)信息輸出保持良好的(de)(de)(de)(de)即時(shi)性(xing)、豐(feng)富性(xing)和(he)(he)動(dong)態性(xing)等。

（五）提高管(guan)理(li)人(ren)員的素質

想(xiang)(xiang)要(yao)(yao)從根本(ben)上(shang)去(qu)提(ti)(ti)升(sheng)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)成(cheng)效，要(yao)(yao)針對(dui)(dui)(dui)性(xing)地(di)提(ti)(ti)升(sheng)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)人(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)素質(zhi)，其一是要(yao)(yao)加(jia)強(qiang)工(gong)(gong)作(zuo)人(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)職(zhi)業(ye)(ye)道德水(shui)平，對(dui)(dui)(dui)其進行思想(xiang)(xiang)政治和(he)職(zhi)業(ye)(ye)道德的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)提(ti)(ti)升(sheng)。高(gao)校要(yao)(yao)經(jing)常帶領檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)作(zuo)人(ren)員(yuan)進行相(xiang)關(guan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)思想(xiang)(xiang)政治教育培(pei)訓，發揮優秀員(yuan)工(gong)(gong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)榜樣力(li)(li)量，去(qu)激發工(gong)(gong)作(zuo)人(ren)員(yuan)主動的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)投(tou)入(ru)到管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)工(gong)(gong)作(zuo)中，也(ye)培(pei)養他們對(dui)(dui)(dui)工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)熱(re)愛。其二是要(yao)(yao)加(jia)大資(zi)金投(tou)入(ru)，為財(cai)務(wu)(wu)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)人(ren)員(yuan)提(ti)(ti)供(gong)免費的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)學習培(pei)訓機會，去(qu)針對(dui)(dui)(dui)性(xing)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)加(jia)強(qiang)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)人(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)能力(li)(li)，可(ke)以(yi)去(qu)提(ti)(ti)升(sheng)他們應(ying)用軟件的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)能力(li)(li)，掌握(wo)數據管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)技(ji)(ji)巧，讓他們能夠符合電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)要(yao)(yao)求。這樣可(ke)以(yi)防止(zhi)出現人(ren)員(yuan)流失的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)狀況，避免管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)無(wu)序，而且通過對(dui)(dui)(dui)工(gong)(gong)作(zuo)人(ren)員(yuan)開(kai)展檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)和(he)信息技(ji)(ji)能方面的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)系統化學習，可(ke)以(yi)循序漸(jian)進的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)提(ti)(ti)升(sheng)他們的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)技(ji)(ji)能水(shui)平，在(zai)一定程(cheng)度上(shang)滿足(zu)目(mu)前高(gao)校財(cai)務(wu)(wu)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)需要(yao)(yao)。與此同時高(gao)校還(huan)要(yao)(yao)針對(dui)(dui)(dui)性(xing)地(di)設計相(xiang)應(ying)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)激勵(li)方案(an)(an)，在(zai)對(dui)(dui)(dui)積極自(zi)我提(ti)(ti)高(gao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)人(ren)員(yuan)進行獎勵(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)基(ji)礎上(shang)，去(qu)定期組織不同形式(shi)(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)培(pei)訓。可(ke)以(yi)利用輪崗培(pei)訓的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)模式(shi)(shi)，在(zai)去(qu)變革財(cai)務(wu)(wu)檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)人(ren)員(yuan)思想(xiang)(xiang)意識的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)同時，加(jia)強(qiang)其崗位技(ji)(ji)能，只有去(qu)重(zhong)視提(ti)(ti)升(sheng)檔(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)人(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)能力(li)(li)，才(cai)能讓他們逐漸(jian)適應(ying)財(cai)務(wu)(wu)電(dian)子檔(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)(guan)理(li)(li)工(gong)(gong)作(zuo)。

（六）強(qiang)化安全(quan)建設和管理能力，做到優勢互(hu)補

首先要建(jian)立(li)安(an)全(quan)管理體系(xi)，對(dui)財(cai)(cai)務(wu)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)工作人(ren)員(yuan)，要針對(dui)性的(de)(de)(de)(de)(de)加(jia)強保密、安(an)全(quan)意識的(de)(de)(de)(de)(de)學習和(he)(he)(he)培訓，讓他們可(ke)(ke)以真正的(de)(de)(de)(de)(de)去(qu)注重財(cai)(cai)務(wu)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)安(an)全(quan)。與(yu)此同(tong)時，還要設(she)(she)立(li)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)準(zhun)入制度(du)，這樣可(ke)(ke)以防止檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)外泄的(de)(de)(de)(de)(de)現(xian)象出(chu)現(xian)。其次對(dui)于(yu)財(cai)(cai)務(wu)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)訪(fang)(fang)問，還可(ke)(ke)以設(she)(she)計不同(tong)權限的(de)(de)(de)(de)(de)方法，來對(dui)訪(fang)(fang)問的(de)(de)(de)(de)(de)用(yong)戶加(jia)以區分，在一(yi)定(ding)程(cheng)度(du)上(shang)保障訪(fang)(fang)問權限。另外還要建(jian)立(li)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)信息(xi)的(de)(de)(de)(de)(de)安(an)全(quan)庫，經常的(de)(de)(de)(de)(de)對(dui)財(cai)(cai)務(wu)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)中的(de)(de)(de)(de)(de)信息(xi)實(shi)(shi)施數據備份，這樣可(ke)(ke)以防止數據丟失(shi)的(de)(de)(de)(de)(de)意外情況。采(cai)用(yong)財(cai)(cai)務(wu)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)，也不是不能使用(yong)紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)，在現(xian)實(shi)(shi)中的(de)(de)(de)(de)(de)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管理過程(cheng)中，紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)也有(you)一(yi)些顯著的(de)(de)(de)(de)(de)優勢，比如(ru)紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)呈現(xian)會更(geng)直觀，所以在實(shi)(shi)際的(de)(de)(de)(de)(de)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)建(jian)設(she)(she)中，可(ke)(ke)以進(jin)行聯合(he)使用(yong)，去(qu)發揮(hui)出(chu)紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)和(he)(he)(he)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)共同(tong)優勢。另外對(dui)于(yu)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)和(he)(he)(he)紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)，要使用(yong)同(tong)一(yi)套的(de)(de)(de)(de)(de)編碼，在發現(xian)財(cai)(cai)務(wu)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)存在的(de)(de)(de)(de)(de)問題時，在一(yi)定(ding)程(cheng)度(du)上(shang)可(ke)(ke)以進(jin)行有(you)效的(de)(de)(de)(de)(de)填補。在管理紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)中，要把(ba)其內容和(he)(he)(he)電(dian)(dian)(dian)(dian)子(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)進(jin)行關(guan)聯，要精簡沒有(you)價(jia)值(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)，要針對(dui)性的(de)(de)(de)(de)(de)強化紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)管理效果(guo)，讓有(you)價(jia)值(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)紙(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)(zhi)質(zhi)(zhi)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)保留(liu)的(de)(de)(de)(de)(de)時間(jian)更(geng)長(chang)。

六、結語

在(zai)(zai)社(she)會(hui)(hui)發展(zhan)和(he)科(ke)學技術突飛猛(meng)進(jin)(jin)的(de)(de)(de)(de)(de)形(xing)勢(shi)下，會(hui)(hui)計(ji)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)載體(ti)形(xing)式(shi)和(he)要(yao)(yao)求(qiu)也(ye)在(zai)(zai)與時俱進(jin)(jin)，其中以(yi)(yi)往的(de)(de)(de)(de)(de)紙(zhi)質(zhi)會(hui)(hui)計(ji)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)被(bei)(bei)磁盤、硬盤等載體(ti)所代(dai)替，電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)會(hui)(hui)計(ji)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)也(ye)摒棄了過去(qu)的(de)(de)(de)(de)(de)報表和(he)憑證的(de)(de)(de)(de)(de)查(cha)詢形(xing)式(shi)，取而代(dai)之(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)是校園網查(cha)詢。即使(shi)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)會(hui)(hui)計(ji)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)辦(ban)公技術發展(zhan)很(hen)快，但是人(ren)(ren)們仍然不可避免地被(bei)(bei)傳統思維所束(shu)縛(fu)，陳舊的(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)方(fang)式(shi)也(ye)仍然存在(zai)(zai)，所以(yi)(yi)如何(he)盡快的(de)(de)(de)(de)(de)加快引入先進(jin)(jin)的(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)方(fang)式(shi)，提高(gao)人(ren)(ren)們的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)效率，在(zai)(zai)一定(ding)(ding)程(cheng)度上(shang)也(ye)是電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)會(hui)(hui)計(ji)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)急需要(yao)(yao)打(da)破的(de)(de)(de)(de)(de)困境(jing)。首先高(gao)校要(yao)(yao)針對性(xing)(xing)的(de)(de)(de)(de)(de)設立電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)文件歸檔(dang)(dang)(dang)的(de)(de)(de)(de)(de)規(gui)范(fan)性(xing)(xing)制(zhi)(zhi)度，同時還要(yao)(yao)專(zhuan)(zhuan)門的(de)(de)(de)(de)(de)建立財務電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)接受、查(cha)驗(yan)、保(bao)(bao)存和(he)使(shi)用的(de)(de)(de)(de)(de)制(zhi)(zhi)度，要(yao)(yao)明確(que)操作(zuo)(zuo)過程(cheng)，在(zai)(zai)一定(ding)(ding)程(cheng)度上(shang)要(yao)(yao)實現(xian)各(ge)個部(bu)門的(de)(de)(de)(de)(de)專(zhuan)(zhuan)人(ren)(ren)專(zhuan)(zhuan)機；其次領導要(yao)(yao)足(zu)夠(gou)重視，要(yao)(yao)盡快的(de)(de)(de)(de)(de)健(jian)全檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管(guan)(guan)理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)責(ze)(ze)任(ren)制(zhi)(zhi)，要(yao)(yao)規(gui)定(ding)(ding)好不同人(ren)(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)職責(ze)(ze)和(he)內容(rong)，這樣在(zai)(zai)一定(ding)(ding)程(cheng)度上(shang)才(cai)能(neng)確(que)保(bao)(bao)電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)財務檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)歸檔(dang)(dang)(dang)、存放工(gong)作(zuo)(zuo)做好；然后要(yao)(yao)定(ding)(ding)期(qi)的(de)(de)(de)(de)(de)組織(zhi)財務電(dian)(dian)子(zi)(zi)(zi)(zi)(zi)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)的(de)(de)(de)(de)(de)管(guan)(guan)理(li)人(ren)(ren)員(yuan)，進(jin)(jin)行相關的(de)(de)(de)(de)(de)思想政治(zhi)教育培(pei)訓，發揮(hui)優秀員(yuan)工(gong)的(de)(de)(de)(de)(de)榜樣力(li)量，去(qu)激勵工(gong)作(zuo)(zuo)人(ren)(ren)員(yuan)主動的(de)(de)(de)(de)(de)投入到管(guan)(guan)理(li)工(gong)作(zuo)(zuo)中，也(ye)培(pei)養他們對工(gong)作(zuo)(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)熱愛。

作者：陳甲智